|
|
Утвержден
распоряжением акима города
26 июля 2011 года
№273
РЕГЛАМЕНТ работы аппарата Акима города ЖЕЗКАЗГАН
1. Общие положения
1. Аппарат акима города Жезказган (далее - аппарат) является государственным учреждением, содержащимся за счет городского бюджета.
2. Аппарат осуществляет информационно-аналитическое, организационно-правовое, документационное и материально-техническое обеспечение деятельности акимата и акима города.
3. Аппарат образуется, упраздняется и реорганизуется акиматом области.
4. Положение об аппарате, его структура утверждаются акиматом в пределах лимитов, установленных Правительством Республики Казахстан.
5. Деятельность аппарата регулируется Законами Республики Казахстан «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан», «Об административных процедурах» и иными нормативно-правовыми актами Республики Казахстан, Положением об аппарате и настоящим Регламентом.
2. Планирование работы аппарата
6. Аппарат строит свою работу в соответствии с планами действий и указаниями акима, Программами развития города, другими документами.
На основе вышеуказанных документов составляются планы работы аппарата на год и месяц.
7. Предложения в проект плана работы аппарата акима на предстоящий месяц составляется начальниками отделов и представляется руководителю аппарата не позднее, чем за 5 дней до окончания предыдущего месяца. Сводный проект плана на предстоящий месяц готовится отделом организационно-инспекторской и кадровой работы и вносится на утверждение руководителю аппарата акима города.
8. Предложения в проект плана работы аппарата на предстоящий год составляется начальниками отделов и после согласования его с заместителями акима города предоставляется руководителю аппарата до 20 декабря предыдущего года. Сводный проект плана на предстоящий год готовится отделом организационно-инспекторской и кадровой работы
3. Порядок подготовки и оформления проектов постановлений акимата
9. Порядок подготовки заседаний акимата и оформления проектов постановлений акимата города определен Регламентом акимата.
10.Подготовка проектов постановлений акимата (далее – проект) осуществляется структурными подразделениями аппарата и исполнительными органами в соответствии с Законом Республики Казахстан «О нормативных правовых актах», «Об административных процедурах», Регламентом акимата, Инструкцией по делопроизводству в аппарате и настоящим Регламентом.
11.Проекты представляются в аппарат на государственном и русском языках, завизированные первыми руководителями или лицами, их замещающими и юристом органа разработчика.
Проект представляется руководителем или заместителем органа разработчика, курирующий соответствующее направление.
Первый руководитель исполнительного органа, осуществляющего разработку проекта решения (распоряжения), несет персональную ответственность за его своевременную, качественную разработку, аутентичность текстов проекта на государственном и русском языках, соблюдение требований настоящего Регламента.
12.Проекты в обязательном порядке согласовываются:
1) с заинтересованными, в силу их компетенции, исполнительными органами, при этом, такая заинтересованность в согласовании проекта устанавливается исходя из предмета рассматриваемых вопросов, а также при наличии в проекте поручений в адрес исполнительных органов или их руководителей;
2) с соответствующим исполнительным органом в области экономики – по вопросам экономической целесообразности и соответствия планам и программам экономического и социального развития страны и региона;
3) с соответствующим исполнительным органом в области финансов – по вопросам финансовой целесообразности и обеспеченности проекта финансированием.
13. Разработчик проекта при внесении проекта в аппарат в обязательном порядке указывает в пояснительной записке причины отсутствия визы органа, чьи интересы затрагиваются данным проектом (при наличии такого факта), при этом, к внесенным материалам прилагается копия документа, подтверждающего внесение его в соответствующий орган для согласования. В случае отсутствия такого подтверждения, проект может считаться не направленным в заинтересованный орган на согласование.
При необходимости по указанию акима, заместителя акима и руководителя аппарата проект может быть направлен на дополнительное согласование.
14. К проекту, разработчиком в обязательном порядке, прилагается пояснительная записка с обоснованием необходимости принятия данного проекта, социально-экономических последствий, в случае его принятия, предполагаемые финансовые затраты, связанные с его реализацией, а также сведения о том, какие акты акимата и акима ранее были приняты по данному вопросу, и как они исполнялись.
Если проекты актов носят нормативный характер и/или затрагивают социально - экономические вопросы, разработчик в пояснительной записке обязан указать конкретные цели, сроки ожидаемых результатов и эффективность вносимых предложений. В случае принятия акиматом или акимом данных актов, разработчик, по итогам их реализации, должен представить краткий отчет о результатах их действия в соответствии с установленными в актах сроками.
15. При внесении проекта постановления завизированного лицом, исполняющим обязанности первого руководителя исполнительного органа, к проекту прилагается копия приказа о возложении на него исполнения обязанностей первого руководителя.
16. Проекты объемом более двух листов и приложения к проектам должны быть полистно парафированы руководителем государственного органа - разработчиком проекта.
17. Разработчик проекта одновременно в проекте предусматривает нормы по приведению постановлений акимата в соответствие с принимаемым актом и или/предусматривает поручение о соответствующем их приведении с установлением конкретных сроков.
18. Проект проверяется отделом документационного обеспечения и контроля на соответствие требованиям делопроизводства и аутентичность текстов на государственном и русском языках, проходит экспертизу в отделе государственно-правовой работы на соответствие законодательству Республики Казахстан.
19. В ходе проверки и проведения экспертизы или по ее результатам проект может быть возвращен разработчику на доработку по основаниям:
1) несоответствия его законодательству Республики Казахстан;
2) неаутентичности текстов проекта на государственном и русском языках;
3) выявление нарушений требований делопроизводства, оформления проектов распоряжений (юридическая техника) и настоящего Регламента.
Отрицательное экспертное заключение по другим мотивам не может служить основанием для возврата проекта.
20. Согласование проектов у заместителей акима осуществляется в соответствии с распределением обязанностей. В случае возникновения у них замечаний содержательного характера, заместители акима при необходимости созывают совещание, результаты которого оформляются протоколом.
После прохождения экспертизы в аппарате проект представляется руководителем аппарата, акиму либо лицу замещающему, для принятия по нему решения.
21. Постановления акимата подписываются акимом. Запрещается внесение исправлений в подлинники актов после их подписания.
22. Заверенные копии постановлений акимата, решений и распоряжений акима рассылаются отделом документационного обеспечения и контроля в соответствии с составленной структурным подразделением и утвержденным начальником вышеназванного отдела перечнем рассылки.
Постановления акимата, подлежащие регистрации в органах юстиции рассылаются адресатам после государственной регистрации.
Подлинники постановлений акимата хранятся в отделе документационного обеспечения и контроля аппарата.
Ответственность за своевременный выпуск и рассылку документов адресатам несет ответственность канцелярия.
23. Регистрация и учет принятых акиматом и акимом актов осуществляется отделом документационного обеспечения и контроля.
24. Все акты акима, имеющие общеобязательное значение, межведомственный характер или касающиеся прав, свобод и обязанностей граждан, подлежат регистрации в органах юстиции и обязательному опубликованию в газетах и иных периодических изданиях, определенных маслихатом и акимом для официальных публикаций.
25. Замена ранее разосланных экземпляров несекретных постановлений, при обнаружении в них технических ошибок, производится с разрешения руководителя аппарата. При этом получателям первоначально разосланных экземпляров рассылаются исправленные варианты постановлений со штампом «Бұрынғы жіберілгеннің орнына» («Взамен ранее разосланного»). После получения адресатами исправленного варианта с указанным штампом ранее разосланные экземпляры постановлений (распоряжений) должны быть незамедлительно возвращены ими в отдел документационного обеспечения и контроля.
26. Местные исполнительные органы обязаны осуществлять постоянный мониторинг принятых постановлений, разработчиками которых они являлись, для выявления противоречащих законодательству республики и устаревших норм права, оценки эффективности их реализации и своевременно принимать меры по внесению в них изменений и дополнений или признанию их утратившими силу.
27. Предоставление доступа заинтересованным лицам для ознакомления с принятыми акимом нормативно-правовыми актами, кроме тех, которые содержат государственные секреты или охраняемую законом тайну, осуществляется отделом документационного обеспечения и контроля по согласованию с руководителем аппарата.
4. Порядок организации исполнения решений, распоряжений акима города
28. Аким города определяет органы и должностные лица, ответственных за организацию исполнения контроля.
В случае необходимости соответствующие государственные органы или структурные подразделения аппарата в трехдневный срок разрабатывают план организационных мероприятий по исполнению актов и поручений, который после утверждения акимом доводится до непосредственных исполнителей.
29. Координацию контрольной работы в аппарате осуществляет руководитель аппарата.
Акты и поручения закрепляются им для контроля за структурными подразделениями аппарата, курирующими рассматриваемые вопросы.
В случаях, когда в документе даны поручения, относящиеся к компетенции нескольких структурных подразделений аппарата, определяется головное структурное подразделение или должностное лицо (указывается в резолюции руководителя аппарата на документе первым), на которое возлагается координация контрольной работы и подготовка обобщенных информаций и отчетов о ходе исполнения документа.
При необходимости составляются соответствующие планы мероприятий или схемы организации контроля за выполнением актов и поручений.
30. Контроль за соблюдением установленных сроков исполнения документов вышестоящих органов, решений и распоряжений акима города осуществляет отдел документационного обеспечения и контроля.
31. Отделы аппарата, исполнительные органы, осуществляющие контроль, заводят накопительную папку (дело), где концентрируют все материалы о ходе реализации акта (копии самого акта, организационные мероприятия и поручения руководства, результаты проверок, запросы, информации и др.).
32. Если принято решение (распоряжение) акима по реализации акта вышестоящего органа, то по нему, как правило, отдельная накопительная папка не заводится. Копии принятых актов акима приобщаются к другим материалам заведенного дела о выполнении акта вышестоящего органа.
33. Взятые на контроль документы исполняются в установленные сроки. Если срок не указан, то документ исполняется не позднее одного месяца.
Срок исполнения исчисляется со дня поступления документа в аппарат, за исключением сроков, указанных в документах, поступивших из вышестоящих органов, которые исчисляются со дня подписания документа.
Если документ не может быть выполнен в установленный срок, то исполнитель должен письменно сообщить о причинах задержки и мотивировать просьбу об отсрочке. Срок исполнения документа может быть продлен тем руководителем, который давал поручение.
34. Дела, содержащие материалы о ходе исполнения контрольных документов, могут быть переходящими и хранятся в структурных подразделениях до полного их решения.
35. При передаче документов, находящихся на контроле одним исполнителем другому, отделом документационного обеспечения и контроля в карточке делается отметка с указанием даты передачи, фамилии следующего исполнителя.
36. По каждому контрольному документу после получения ответа или отчета исполнительных органов отдел документационного обеспечения и контроля:
1) анализируют поступившие сведения для определения степени качества исполнения актов, наличия отклонений в исполнении и установления их причин;
2) докладывают заместителю акима или руководителю аппарата, уполномоченным осуществлять контроль за исполнением акта, итоги анализа, а также выработанные в ходе анализа предложения;
3) осуществляют возврат некачественных материалов на основании поручений заместителей акима и руководителя аппарата с указанием сроков представления;
4) организуют подготовку информации о фактическом исполнении или неисполнении контрольных документов вышестоящих органов для представления руководителю аппарата акима города;
5) готовят в установленном порядке обоснованное письмо на имя акима города для снятия с контроля или продления срока исполнения мероприятий, предусмотренных актами акима города.
37. Руководитель аппарата по фактам грубых нарушений установленного порядка исполнения контрольных документов вышестоящих органов может вносить предложения по привлечению виновных должностных лиц к дисциплинарной ответственности.
5. Организация подготовки проведения аппаратных совещаний
38. С целью обеспечения эффективного контроля исполнения поручений, координации деятельности исполнительных органов в аппарате акима города проводятся еженедельные аппаратные совещания, на которых председательствует аким города.
39. Аппаратные совещания проводятся 2-3 раза в месяц по понедельникам, в 10.00 часов местного времени, в зале заседаний акимата. При необходимости аппаратное совещание проводится в селекторном режиме.
40. В подготовке к совещанию участвуют все структурные подразделения аппарата, исполнительные органы города, финансируемые из городского бюджета, при необходимости – межрегиональные и областные подразделения областных государственных органов и их ведомств (по согласованию).
41. На аппаратных совещаниях участвуют заместители акима города, руководитель аппарата, начальники отделов аппарата, советники, главные инспектора акима города, первые руководители городских служб, управлений, а также руководители областных подразделений областных исполнительных органов.
42. На аппаратных совещаниях заслушиваются информации руководителей управлений, отделов об исполнении поручений акима города, а также поручений, данных на предыдущих аппаратных совещаниях.
43. Вопросы для включения в повестку дня на предстоящий месяц предоставляется отраслевыми отделами в отдел организационно – инспекторской и кадровой работы до 25 числа текущего месяца в количестве не менее одного вопроса на каждое совещание.
44. Материалы (проекты поручений, справки, постановочные вопросы и другое) на аппаратное совещание готовятся отраслевыми отделами и визируются курирующими заместителями акима города, а в их отсутствие начальниками отделов аппарата.
45. Материалы на предстоящее аппаратное совещание сдаются отраслевыми отделами в пятницу предшествующей аппаратному совещанию недели, до 17.00 часов в отдел организационно-инспекторской и кадровой работы.
46. Ответственность за несвоевременное представление материалов к аппаратному совещанию возлагается на заведующих отраслевыми отделами аппарата акима города, руководителями городских служб.
47. Подготовка протокола возлагается на отдел организационно-инспекторской и кадровой работы.
48. Контроль за исполнением поручений данных на аппаратных совещаниях возлагается на отдел организационно-инспекторской и кадровой работы совместно с отраслевыми отделами аппарата акима города по курируемым сферам.
6. Организация проведения в аппарате акима города согласования, назначения на должности и освобождения от должности заместителей акимов города, заместителей руководителей служб города
49. В соответствии с п.4 статьи 33 Закона Республики Казахстан «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан» назначение заместителей акимов города производится акимом города по согласованию с вышестоящим уполномоченным органом, т.е. с акиматом области.
50. Для проведения процедуры согласования назначения на должности заместителей акима города в аппарат акима области направляются:
- представление с указанием деловых и личных качеств кандидата;
- справка – объективка (послужной список) кандидата с фотографией;
- сведения о прохождении обязательной специальной проверки;
- личный листок по учету кадров;
- автобиография;
- копии дипломов об образовании, присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий;
- фотографии размером 4х6 и 3х4 (по 4 шт.).
51. Для проведения процедуры согласования освобождения от должности заместителей акима города в аппарат акима области направляются:
- представление с указанием конкретных причин и мотивов предполагаемого освобождения;
- справка – объективка (послужной список) кандидата с фотографией
- заявление (в случае освобождения от должности по собственному желанию).
52. Представленные в аппарат акима области материалы по назначению на должность или освобождению от должности направляются в отдел кадровой работы и наград для проведения проверки качества оформления и наличия полного перечня документов, предусмотренных настоящим Регламентом.
53. После проведения проверки представленные документы в течение одного дня передаются в отдел документационного обеспечения и контроля для регистрации и направления в почту акима области.
54. Согласно резолюции акима области, материалы направляются на рассмотрение для изучения согласуемых кандидатур курирующим заместителям акима области и руководителю аппарата.
55. Отдел кадровой работы и наград, осуществляющий согласование назначения на должность или освобождение от должности, оформляется соответствующие листы согласования, в которых указывается Ф.И.О., рекомендуемая или освобождаемая должность, должностные лица аппарата акима города.
56. В ходе анализа представленных материалов по согласованию назначения на должность или освобождение от должности структурными подразделениями изучаются деловые качества и личные качества назначаемого или освобождаемого должностного лица с приглашением на собеседование в аппарат акима области
57. В случае несогласия соответствующих должностных лиц с назначением на должность или освобождение от нее акиму области представляется заключение, в котором указываются конкретные причины отказа.
58. Отдел кадровой работы и наград еженедельно в среду-четверг организует собеседование с кандидатом в отделах аппарата, у руководителя аппарата и заместителей акима области.
59. По факту согласования оформляется лист собеседования. После дачи согласия на назначение указанного должностного лица, аким города издает распоряжение.
7. Формирование графика работы акима города,
заместителей акима города
60. График работы акима города формируется на основании предложений заместителей акима, руководителя аппарата акима города, а также на основании п. 65 настоящего Регламента.
61. Предложения по проведению мероприятий на предстоящий месяц представляются в виде служебной записки на имя акима города за подписью заместителя акима или руководителя аппарата по курируемым направлениям:
1) плановые мероприятия не позднее 25 числа предшествующего месяца;
2) внеплановые не менее чем за 3 дня до проведения мероприятия.
Служебная записка должна содержать:
- мотивированные предложения о проведении мероприятия;
- цель и задачи проведения мероприятия;
- необходимость рассмотрения вопросов у акима города;
- дату и место проведения мероприятия;
- информацию о категории приглашенных на мероприятие;
- докладчиков и участников обмена мнениями.
62. С резолюцией акима города записка передается руководителю аппарата для рассмотрения и определения поручений подразделениям аппарата с целью подготовки графика работы.
63. Вопрос, инициированный акимом города, включается в график работы в установленные акимом города сроки. В случае не установленных сроков, руководитель аппарата определяет срок самостоятельно.
Руководитель аппарата определяет отдел, ответственный за подготовку и проведение мероприятия с участим акима города и устанавливает сроки представления материалов.
64. График работы акима города составляется отделом организационно-инспекторской и кадровой работы на месяц и вносится на согласование руководителю аппарата 27 числа месяца предшествующего планируемому. После согласования с руководителем аппарата график работы представляется акиму города на утверждение.
65. Рабочими днями для проведения мероприятий с приглашением руководителей городских и территориальных структур определены вторник и четверг.
66. Формирование графика акима города:
- понедельник – совещание с заместителями и руководителем аппарата акима города, расширенное аппаратное совещание у акима города;
- вторник – областные селекторные совещания;
- среда – мероприятия (рабочие совещания, коллегии, заседания комиссий и т.п.) с приглашением руководителей городских и территориальных управлений;
- четверг - мероприятия (заседания штаба по вопросам ЖКХ, рабочие совещания, коллегии, заседания комиссий и т.п.) с приглашением руководителей городских и территориальных управлений;
- пятница – выезды акима города, заместителей акима города в регионы;
- суббота – объезд акимом города территории города, близлежащих регионов.
67. При формировании графиков работы заместителей акима города должны соблюдаться пункты 68 и 69 настоящего Регламента.
68. Положения 7 раздела распространяется на все управления города и исполнительные органы города, финансируемые из городского бюджета.
8. Порядок проведения мероприятий с участием акима города
69. Отдел организационно-инспекторской и кадровой работы аппарата акима города, ответственный за проведение мероприятий с участием акима города, за 3 дня до этого определяет:
1) повестку дня;
2) место проведения мероприятия;
3) список приглашенных на мероприятие;
4) рассадку в президиуме и других участников мероприятия.
70. Отдел, ответственный за проведение мероприятия с участием акима города, представляет за 3 дня до мероприятия (не позднее 15.00 часов) в отдел организационно-инспекторской и кадровой работы материалы, согласованные и завизированные курирующим заместителем акима города.
Материалы должны содержать:
1) выступление акима на государственном и русском языке;
2) проект порядка или сценария проведения мероприятия;
3) справку по рассматриваемому вопросу с анализом и выводами (текстовую на 1-3 стр.);
4) информацию о проблемных вопросах (негатив);
5) сравнительную таблицу, динамику (по необходимости);
6) слайды, диаграммы (по необходимости);
7) проект поручений акима города;
8) предложения по решению проблемных вопросов (по необходимости).
71. Отдел организационно-инспекторской и кадровой работы отвечает за свод и конечную подготовку материалов. Подготовленные материалы передаются руководителю аппарата акима города (2 копии) для дальнейшего согласования с акимом города за 2 дня до проведения совещания.
72. Отдел организационно-инспекторской и кадровой работы обеспечивает явку заместителей акима города, акимов сел, начальников городских управлений, руководителей областных территориальных подразделений.
Отдел, ответственный за проведение совещания, обеспечивает явку дополнительно приглашенных на мероприятие.
73. За подготовку помещения и рабочего места акима города к совещанию с участием акима города в здании акимата отвечает предприятие административных зданий при акиме города.
74. За подготовку помещения и рабочего места акима города на выездных совещаниях и рабочих поездок отвечает отдел организационно-инспекторской и кадровой работы.
Подготовка включает в себя:
1) проветривание;
2) установка и организация работы необходимой аппаратуры;
3) работа микрофонов;
4) установка монитора;
5) расстановка воды и фужеров;
6) часы, бумага, ручки, карандаши;
7) лазерные указки;
8) калькулятор.
75. Отдел, ответственный за проведение совещания, передает на бюро пропусков список приглашенных лиц на совещание в здании аппарата акима города.
76. Отдел организационно-инспекторской и кадровой работы совместно с отделом ответственным за проведение совещания, организует:
1) изготовление и расстановку куверток;
2) регистрацию участников совещания;
3) рассадку приглашенных на мероприятие.
77. По указанию руководителя аппарата отдел документационного обеспечения и контроля обеспечивает стенографирование совещаний с участием акима города.
9. Порядок организации контроля
за исполнением поручений акима города
78. В ходе проведения мероприятий ответственный отдел аппарата акима города за проведение мероприятия совместно с отделом организационно-инспекторской и кадровой работы обеспечивают запись поручений акима города.
79. Отдел, ответственный за проведение совещания, на следующий день, готовит проект протокола и представляет его в отдел организационно-инспекторской и кадровой работы для проверки полноты и достоверности поручений, указанных в протоколе. После проверки и присвоения номера, протокол передается ответственным отделом на юридическую проверку в отдел государственно-правовой работы.
Протокол визируется начальниками отделов аппарата акима города (отдел организационно-инспекторской и кадровой работы, государственно-правовой работы, ответственный отдел за проведение совещания) и курирующим заместителем акима города.
80. Завизированный протокол передается руководителю аппарата для утверждения акимом города.
Протокол готовится и вносится на утверждение акиму города в течение 2 рабочих дней, со дня проведения мероприятия.
81. Утвержденный протокол передается отделом, ответственным за подготовку проведения мероприятия, в отдел документационного обеспечения и контроля для рассылки исполнителям.
82. На основании подписанных акимом города протоколов отдел организационно-инспекторской и кадровой работы формирует и ведет единую электронную базу поручений акима города.
83. Электронная база в себе содержит:
1) вид мероприятия, на котором озвучено поручение;
2) дату дачи поручения;
3) содержание поручения;
4) исполнителей;
5) ответственного заместителя акима города;
6) срок исполнения;
7) отметку о снятии с контроля;
8) основание для снятия с контроля;
9) отметку о продлении контроля;
10) примечание.
84. По мере пополнения и обновления электронной базы отдел организационно-инспекторской и кадровой работы предоставляет заместителям акима города выдержку поручений, находящихся на контроле.
85. Контроль за своевременностью исполнения поручений акима города осуществляет отдел организационно-инспекторской и кадровой работы.
86. Информация об исполнении поручений акима города предоставляется исполнителями на имя заместителей акима по принадлежности вопросов.
87. Все поручения акима города распределяются между его заместителями по принадлежности вопросов или кураторству регионов. Заместители акима города проводят анализ достоверности и качества исполнения поручений акима города, после чего предоставляют служебную записку на имя акима с обоснованием для снятия с контроля или указанием срока продления поручения.
88. На основании резолюции акима города в электронной базе ставится «снято» или продлевается срок контроля.
89. Один раз в месяц руководитель аппарата предоставляет акиму города информацию о ходе исполнения поручений в разрезе заместителей акима города:
1) общее количество поручений;
2) количество исполненных поручений;
3) не исполненные поручения (с приложением).
90. По поручению руководителя аппарата акима города или отдельному графику, сотрудники аппарата акима города проводят выборочную проверку по исполнению поручений акима города, путем выезда на места, запроса дополнительной информации и подтверждающих материалов. По окончании проверки руководитель аппарата предоставляет служебную записку на имя акима города.
10. Ответственность за соблюдение Регламента
работы аппарата акима города
91. За нарушение пунктов настоящего Регламента несут ответственность все заместители акима города, руководитель аппарата, сотрудники аппарата акима города, первые руководители исполнительных органов города, финансируемых из городского бюджета.
|